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相談事例
～総会の進行２～
Ｑ１ 総会での質問を制限できますか？
総会は、マンションという財産を共有する区分所有者全員が参加することのできる数少ない集会であることから、総会に出席し、発言を希望する区分所有者にはその機会を与え、個々人の議題に対する納得を得ることは、円滑な管理組合の運営につながることと考えます。しかしながら、質問希望者が多数であり、類似・重複の内容も多い状況で、総会が予定時間内に終結しないおそれがある場合や会議が混乱してきた場合なども、全員に発言の機会を与えなければならないかとなると、その場合は、議長がある程度の制限をすることが考えられます。
考えられる制限としては、同一質問は原則的に制限できると考えます。また、難しい判断にはなりますが、議題に対し、決議（判断）に必要なだけの説明と討議等がなされていれば、議長が質疑応答を打ち切り、採決へ移行することは可能であり、議事進行を慎重にするのであれば質疑応答の打ち切りを議場に諮ることも考えられます。
一般的に、マンション管理組合の総会で、質疑応答を打ち切らなければならなくなる状況は稀ですが、そのような場合は、そもそもの議案の上程が十分な準備のもとになされたか、総会での説明と討議は十分であったか、採決の前に客観的に判断されたいと考えます。
Ｑ２ 総会で質問に答える人は議長だけですか？
総会での質問への応答は、議長・管理者に限らず、他の適切な役員が回答しても問題ありません。また、管理業者や、その内容について熟知している立場のマンション管理士等の補助者がいる場合では、それら補助者に回答させることも可能です。例外としては、監事に対する質問にあっては、監査業務という性質上、監事自らが応答する必要があります。
Ｑ３ 総会で即答できない質問にはどう対処すればいいですか？
回答するためには調査をしないとできないものであれば、その旨を説明した上で、回答しなくても差し支えありません。総会の後日に追加文書等で回答することは、法律上の義務は無いと考えますが、望ましいといえます。しかしながら、その質問が的確な指摘であり、調査の結果得られる回答によっては、採決の結果に影響すると予想される場合など、議案の審議自体に重要なものであれば、議長・管理者においては善管注意義務・誠実義務の責任がありますので、その議案の採決を行うべきか慎重に判断されたいと考えます。
Ｑ４ 報告事項の決議は必要ですか？
議案は決議すべきものと報告すべきものに分かれ、このうち報告すべきものについては報告すれば足りる事項であることから、承認や決議を要しないとされます。報告すべき事項の具体例としては、区分所有法第４３条にある管理者の事務に関する報告が挙げられます。しかしながら、標準管理規約であれば、「収支決算及び事業報告」については第４８条に決議を要することが規定されています。
Ｑ５ 報告事項の質疑応答は必要ですか？また、誤った報告をした場合は
報告事項についての質問にも応じる義務があります。また、総会において誤った報告をした場合、報告した管理者に故意又は過失がある場合は、２０万円以下の過料に処せられることがあります。この場合において、報告の訂正は、報告の訂正を説明する書面を各区分所有者に送付すれば足りと考えられますが、誤りの程度が重大であれば、再度総会を開催して報告すべきと考えます。
Ｑ６ 総会の議事録が作成されない場合はどうなりますか？
総会の議長が２０万円以下の過料に処せられることがあります。「相談事例～総会の進行２～」についてのお問合せ
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