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相談事例
～総会の開催～
Q１ 総会開催の通知は具体的には何日までに発しますか？
マンションの管理規約が標準管理規約に準拠していると想定してお応えします。標準管理規約の規定によると、「（前略）少なくとも会議を開く２週間前までに、（中略）組合員に通知を発しなければならない。」とあります。よって、総会の日時が５月１５日であれば少なくとも５月１日には通知を発する必要があります。ここで、「二週間前であれば５月２日であろう」とする管理会社の担当者によくお会いしますが、期間の計算については民法第１３８条から第１４３条が通則とされ、期間の初日は参入されません。また、期間の末日が休日・日曜であっても、民法第１４２条の「その翌日に満了する。」は通常の管理組合では適用されません。
また、「通知を発する」とは、通知書を発信しておけばよく、その到着までは必要としないことを意味します（発信主義）。発信日については、通常の総会であれば、通知したことを業務日報に記載すれば足りると考えますが、建替え決議を行う総会である場合など重要な総会においては、紛争などが起きた場合に備えて、発信した事実を立証できるように内容証明郵便などを利用するなど、その証拠を保全しておくことが重要でしょう。
Q２ 区分所有者が死亡した場合、誰宛に開催通知を送りますか？
相続人がある場合、区分所有権の相続人が通知先を届けている場合は、それ宛に通知します。通知先が届けられていない場合は、当該専有部分宛に相続人のうちの一人に対し召集通知をします。いづれの届出も無い場合は、従前通り前所有者宛に通知をします。
Q３ 開催通知をマンション外の住所や勤務先に送れますか？
区分所有法に「集会（総会）の招集の通知は、区分所有者が管理者に対して通知を受けるべき場所を通知したときはその場所に、これを通知しなかつたときは区分所有者の所有する専有部分が所在する場所にあててすれば足りる。」とあります。したがって、区分所有者が届出た場所宛に通知するべきといえます。
Q４ 区分所有者が破産した場合は、総会の通知はどうするのでしょうか？
破産した区分所有者については、破産管財人が議決権を行使します。破産者の郵便などは破産管財人へ届くよう手続きされていますが、破産管財人が通知する場所を届出ている場合はそれ宛に通知します。ただし、破産手続が廃止になった場合は、その区分所有者が議決権を行使します。なお、区分建物が競売中である場合は、その区分所有者が議決権を行使します。
Q５ 議題を追加したい場合はどうすればいいですか？
総会の招集の通知をした後に、追加して審議したい議題が出てきた場合と想定します。この場合、同一総会内で審議するためには、追加する議題についての総会をあらためて通知する必要があります。なお、この通知についても区分所有法・規約等に定める期間を確保する必要があります。Q６ 総会の通知は電話では不可でしょうか？
記録が残り、連絡が取れない区分所有者にも通知を発したことが明確になる文書による通知がより適切ですが、区分所有法では通知の手段を限定していないため、電話による通知も有効と考えられます。しかしながら、後日手続きの瑕疵を争われることの無いよう、管理業務日報への記録や、総会議事録作成にあたっては「平成○年○月○日から○日にかけて電話により全区分所有者に本総会の招集の通知を行い、全員これを了承した。」などの記載をされたいと考えます。
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